Asiakasrekisterien tietosuojaselosteet

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste - Varsinais-Suomi

Rekisterinpitäjä

Työelämän Infopiste Oy

Ratapihankatu 53 C,
20100 Turku

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:

Olli Laakio
0500 524 327
olli@tyoelama.info

 

Rekisterin nimi ja tietosisältö

Työnvälityspiste-palvelun asiakasrekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkuuden hoitaminen. Rekisteriä käytetään sellaisten tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn, joita tarvitaan sopivien työ- tai koulutuspaikkojen hakemiseen asiakkaana olevalle työnhakijalle.

2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn antama suostumus.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä asiakkaasta tallennetaan nimi, osoite, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, pitkäaikaistyöttömyyden riski, ajokorttiluokka, auton käyttömahdollisuus, asiakkaan palvelutarve (työnhaku ja/tai koulutuksen haku), ammatti, ISCOammattikoodi, työnhaussa käytettävät ammatit, ammatillinen ja muu koulutus, taidot ja pätevyydet mukaan lukien erilaiset pätevyystodistukset kuten työturvallisuuskortit ja vastaavat, kielitaito, työhistoria, työnhakuun vaikuttavat tekijät, asiakkaan oma esittely, asiakkaan CV, valokuva asiakkaasta, työnvälitykseen lähettävä taho ja merkintä osallistumisesta pilottihankkeeseen asiointikerrat työnvälityksessä mukaan lukien sovitut toimenpiteet, yhdessä tehdyt työllistymissuunnitelmat, asiakkaan työllistyessä sijoittumisammatti ja työnantaja sekä asiakkuuden päättymisen syy.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääosin asiakkaalta itseltään käyntien ja keskustelujen aikana. Perustiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, ammatillinen koulutus, muu koulutus, kielitaito, työhistoria, taidot ja pätevyydet, pitkäaikaistyöttömyyden riski) saadaan työvoimahallinnolta. Jälkimmäisessä tapauksessa tietojen luovutus perustuu asiakkaan suostumukseen ja Varsinais-Suomen ELY-keskuksen kanssa tehtyyn sopimukseen. Tietojen luovutus Varsinais-Suomen ELY-keskukselta perustuu lakiin julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 28.12.2012/916, 12. luvun 6§.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin sisältämien tietojen perusteella raportoidaan työvoimaviranomaisille asiakkaan työnhakuun ja työllistymiseen liittyvistä asioista. Tällöin rekisteriä käytetään lain julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (28.12.2012/916) määrittelemien tehtävien suorittamiseen. Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään asiakkaan laatiman CV:n laatimiseen. CV lähetetään työpaikkaa hakiessa työnantajalle asiakkaan suostumuksella.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos asiakas hakee työpaikkaa, jonka rekrytointiprosessissa tietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, hakemuksessa ja sen liitteissä olevat tiedot lähetetään työnantajalle asiakkaan suostumuksella.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Rekisteriin liittyvät, asiakkaiden allekirjoittamat paperiset suostumuslomakkeet säilytetään lukitussa tilassa. Muuta manuaalista aineistoa ei käytetä.

ATK:lla käsiteltävät tiedot
Rekisteröityä asiakasta koskevat tiedot siirretään tai kirjataan suojattua yhteyttä käyttäen asiakkuudenhallintajärjestelmään. Järjestelmän käyttöön on oikeus vain nimetyillä Työelämän Infopiste Oy:n työntekijöillä. Rekisteri on suojattu salasanoin.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä (työnhakija-asiakas) on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa. Tiedot tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan ensisijaisesti asiakaspalvelutilanteissa. Asiakas voi kerran vuodessa pyytää maksutta tulosteen omista tiedoistaan. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn ja oikeus käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi. Tämä tarkoittaa samalla asiakkuuden loppumista, koska palvelua ei voida tuottaa ilman henkilötietojen käsittelyä. Näitä oikeuksia voi käyttää joko asiointikäyntien yhteydessä henkilökohtaisesti tai lähettämällä allekirjoitettu pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterin tiedot poistetaan kokonaisuudessaan hankkeen päättyessä kun hanketta koskeva raportointi on tehty.

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste - Satakunta

Rekisterinpitäjä

Työelämän Infopiste Oy

Ratapihankatu 53 C,
20100 Turku

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:

Olli Laakio
0500 524 327
olli@tyoelama.info

 

Rekisterin nimi ja tietosisältö

Rekrytoiva Satakunta -palvelun asiakasrekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työnvälityspiste.fi -verkkosivustolla on sähköisesti lähetettäviä lomakkeita, kuten rekisterinpitäjän erilaisiin tapahtumiin ilmoittautumislomakkeet tai työvoiman tarpeesta ilmoittaminen.

2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn antama suostumus.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkuuden hoitaminen. Rekisteriä käytetään sellaisten tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn, joita tarvitaan sopivien työ- tai koulutuspaikkojen hakemiseen asiakkaana olevalle työnhakijalle.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä asiakkaasta tallennetaan nimi, osoite, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ajokorttiluokka, auton käyttömahdollisuus, asiakkaan palvelutarve (työnhaku ja/tai koulutuksen haku), ammatti, ISCO-ammattikoodi, työnhaussa käytettävät ammatit, ammatillinen ja muu koulutus, taidot ja pätevyydet mukaan lukien erilaiset pätevyystodistukset kuten työturvallisuuskortit ja vastaavat, kielitaito, työhistoria, työnhakuun vaikuttavat tekijät, asiakkaan oma esittely, asiakkaan CV, valokuva asiakkaasta, työnvälitykseen lähettävä taho ja merkintä osallistumisesta pilottihankkeeseen, asiointikerrat työnvälityksessä mukaan lukien sovitut toimenpiteet, yhdessä tehty osaamiskartoitus, asiakkaan työllistyessä sijoittumisammatti ja työnantaja sekä asiakkuuden päättymisen syy.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääosin asiakkaalta itseltään käyntien ja keskustelujen aikana. Perustiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, ammatillinen koulutus, muu koulutus, kielitaito, työhistoria, taidot ja pätevyydet) saadaan työvoimahallinnolta. Jälkimmäisessä tapauksessa tietojen luovutus perustuu asiakkaan suostumukseen ja Satakunnan ELYkeskuksen kanssa tehtyyn sopimukseen. Tietojen luovutus Satakunnan ELY-keskukselta perustuu lakiin julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 28.12.2012/916, 12. luvun 6§.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin sisältämien tietojen perusteella raportoidaan työvoimaviranomaisille asiakkaan työnhakuun ja työllistymiseen liittyvistä asioista. Tällöin rekisteriä käytetään lain julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (28.12.2012/916) määrittelemien tehtävien suorittamiseen. Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään asiakkaan laatiman CV:n laatimiseen. CV lähetetään työpaikkaa hakiessa työnantajalle asiakkaan suostumuksella.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos asiakas hakee työpaikkaa, jonka rekrytointiprosessissa tietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, hakemuksessa ja sen liitteissä olevat tiedot lähetetään työnantajalle asiakkaan suostumuksella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Rekisteriin liittyvät, asiakkaiden allekirjoittamat paperiset suostumuslomakkeet säilytetään lukitussa tilassa. Muuta manuaalista aineistoa ei käytetä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä (työnhakija-asiakas) on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa. Tiedot tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan ensisijaisesti asiakaspalvelutilanteissa. Asiakas voi kerran vuodessa pyytää maksutta tulosteen omista tiedoistaan. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn ja oikeus käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi. Tämä tarkoittaa samalla asiakkuuden loppumista, koska palvelua ei voida tuottaa ilman henkilötietojen käsittelyä. Näitä oikeuksia voi käyttää joko asiointikäyntien yhteydessä henkilökohtaisesti tai lähettämällä allekirjoitettu pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterin tiedot poistetaan kokonaisuudessaan hankkeen päättyessä kun hanketta koskeva raportointi on tehty.